09.12.2021
Die Vor- und Nachteile des Salesforce Personenaccounts
Vor- und Nachteile von Personenaccounts?
Sowohl im B2C als auch im B2B Geschäftsmodell kann es vorkommen, dass Personenaccounts in Betracht gezogen werden. Hier gibt es geteilte Ansichten in der Salesforce Community, einige befürworten diese Funktionalität wiederum andere finden es riskant und dann gibt es noch diejenigen, die von Personenaccounts noch nichts gehört haben.
Um Personenaccounts noch besser zu verstehen, schauen wir uns das Objekt Lead an, welches so ähnlich korrespondiert. Um ein Lead zu erstellen wird ein Firmenname benötigt, um diesen Lead in einen Kontakt umzuwandeln, der mit einem Account des Unternehmens verknüpft ist. Account und Kontaktinformationen werden in einem Personenaccount-Datensatz abgespeichert, analog zum Lead Objekt.
Wie sieht die Datenstruktur eines Personenaccounts aus?
Die Definition von Salesforce lautet: "In Personenaccounts werden Informationen über Einzelpersonen gespeichert. Dabei werden bestimmte Account- und Kontaktfelder in einem einzigen Datensatz miteinander kombiniert."
Wichtige und notwendige Informationen über einzelne Personen können in einem Datensatz mit Account- und Kontaktinformationen innerhalb eines Speicherplatzes verwalten werden. Bei Bedarf ist Salesforce jedoch so flexibel, dass sich der Personenaccount indem bestimmte Account- und Kontaktfelder in einem Datensatz verknüpft sind zu einem Account verwalten lässt. So stehen alle Informationen und Strukturen des Unternehmens auf einem Blick zur Verfügung.
Wichtig bei einem Personenaccount ist es, sich vorher ausreichend Gedanken zu machen und zu recherchieren, ob ein Personenaccount die optimale Lösung für das eigene Segment ist. Denn einmal dafür entschieden, ist die Funktion nicht mehr ohne weiteres zu deaktivieren. Hilfreich bei der Überlegung sind Aspekte wie der verfügbare Speicherplatz für Personenaccounts, passen diese zu aktuellen Sicherheits- und Freigabeeinstellungen und verfüge ich bestenfalls über eine Sandbox-Umgebung, um die Funktionen vorher ausgiebig testen zu können, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Wenn Sie im Setup auf Personenaccounts zugreifen möchten, empfehlen wir Ihnen die Anwendung in der Classic-Ansicht zu benutzen. Das navigieren das Personenaccount-Abschnitts ist in Salesforce Classic deutlich leichter als in Lightning Experience. Ein Personenaccount ist kein eigenständiges Objekt in Salesforce, verfügt jedoch über Objektfunktionen wie Seitenlayouts, Datensatztypen und kompakte Layouts.
Vorteile eines Personenaccounts
- Die Verbindungen all ihrer Accounts und Kontakte sind an einem einzigen Speicherort verwaltet. So haben Sie gebündelt alle Datensätze und können diese bei Bedarf ganz einfach bearbeiten und verwalten. Somit müssen Sie auch keine Unternehmen mehr mit ihren Kontakten verknüpfen, da dies bereits bei der Erstellung des neuen Kontaktes automatisch von statten geht.
- Auch in Sachen Leads vereinfacht ein Personenaccount die Arbeit ungemein. Wo früher ein Firmenname zwingend notwendig war, um einen Lead in einen Kontakt umzuwandeln, können Benutzer eines Personenaccounts nun problemlos aus einem Lead-Datensatz den dazugehörigen Account erstellen und ersparen sich so viel Arbeit.
- Des Weiteren wird bei dem Versuch Personenaccountverknüpfte Kontakte anzuzeigen, der Benutzer direkt zum Datensatz des Personenaccounts weitergeleitet.
Nachteile eines Personenaccounts
- Am meisten bemerkbar macht sich die Nutzung der Personenaccounts in ihrem Speicherplatz. Denn alle Personenaccount-Datensätze werden auf den Speicher für das Account- und Kontaktobjekt angerechnet. Demnach müssen gerade große Unternehmen mit einer Vielzahl von Kunden berücksichtigen.
- Des Weiteren werden mit jeder Bearbeitung eines Personenaccounts alle Workflowregeln und Prozesse mit Bezug auf Personenaccounts initiiert, was zu erheblichen Leistungsproblemen führen kann.
- Bevor Personenaccounts aktiviert werden, müssen Änderungen an den organisationsweitns- Freigabeeinstellungen vorgenommen werden. Salesforce-Organisationen, die kein privates Freigabemodell haben oder deren Kontakte "von Eltern kontrolliert" werden, sind davon betroffen.
- Möchte man aber bei einem Personenaccount ein neuen Kontakt erstellen oder bearbeiten sind folgende Felder wie "Eltern Account“, "Hierarchie anzeigen“ und "Bericht an“ nicht verfügbar und können somit nicht mit Daten gepflegt werden.
