Inaktive Auswahllistenwerte in Salesforce verwalten

Aufgrund von importierten Auswahllistenwerten oder durch absichtliches Entfernen des Wertes in Salesforce, kann es dazu kommen, dass du schnell die Übersicht und die Kontrolle über die inaktiven Auswahllistenwerte verlierst. Dies kann dazu führen das die Leistung und der Gesamtzustand deiner Salesforce-Organisation beeinträchtig wird. Eine zusätzliche Belastung kommt außerdem hinzu, wenn zahlreiche Textfelder importiert werden und zusätzlich unerwünschte Auswahllistenwerte entstehen. Schauen wir uns an, welche Möglichkeiten Salesforce bietet, um Obergrenzen einzustellen und Werte aus einer Reihe eingeschränkter oder uneingeschränkter Auswahllisten zu aktivieren, reaktivieren oder zu entfernen.

Benachrichtigung einrichten

Zu aller erst möchten wir darüber informiert werden, wie es um unsere inaktiven Auswahllistenwerte steht. Dazu kannst du dich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn die Anzahl der benutzerdefinierte Auswahllistenfelder eine festgelegt Größe erreicht hat.

Inaktive Werte löschen

Wenn du das noch nicht gemacht hast, aktiviere für die Massenlöschung auf der Seite „Auswahllisteneinstellungen“ die Option zum Massenlöschen inaktiver Auswahllistenwerte (Beta).
Mit der E-Mail-Benachrichtigung erhältst du Informationen über das Erreichen der Obergrenze von 4000 inaktiven Auswahllistenwerten. Mit dieser Benachrichtigung geht es dann direkt an die Massenlöschung der inaktiven, nicht verwendeten Werten ran. Klicke in der E-Mail auf den Namen der Auswahlliste, um zur Seite der Auswahllistenfelder zu wechseln um inaktive Auswahllistenwerte zu löschen. Die Massenlöschung von inaktiven Auswahllistenwerten (Beta) gibt es erst seit der Sommer ´22 Version. Zuvor waren benutzerdefinierte Auswahllisten mit vielen inaktiven Werten schwierig zu verwalten, da du inaktive Werte einzeln löschen musstest.

Anhängig von der Anzahl der inaktiven Werte, kann es einige Zeit dauern bis der Vorgang abgeschlossen ist. Dies geschieht im Hintergrund und eine Aufzeichnung der Änderung wird im Setup-Audit-Trail hinzugefügt.

Obergrenze festlegen

Lege eine Obergrenze für Standardauswahllistenwerte fest. Standardmäßig haben alle neuen Auswahllisten ein erzwungenes Limit von 4000 Werten für inaktive und uneingeschränkte Auswahllistenfelder. Das Limit wird nur für diese Auswahllisten erzwungen.
Du kannst die Anzahl der aktiven und inaktiven Auswahllistenwerte und die maximal zulässige Anzahl auf der Detailseite der Auswahllistenfelder anzeigen.

Fakten zu den Limits

• Eingeschränkte Auswahllisten haben ein Limit von 1000.
• Uneingeschränkte Auswahllisten haben ein Limit von 1000 für aktive Auswahllistenwerte und ein Limit von 4000 für inaktive Auswahllistenwerte.
• Globale Auswahllisten haben ein kombiniertes aktives und inaktives Limit von 1000 Werten.
• Ungebundene Auswahllisten haben keine Begrenzung.

Fazit

Mit der E-Mail-Benachrichtigung, dem Massenlöschen und einer Obergrenze behältst du deine Auswahllistenwerte im Griff. So bleibt deine Salesforce-Organisation übersichtlich.

Du hast Fragen dazu? Schreib uns an info@brighter.cloud.

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